Cambios de hábito: diez trucos para tener un año más productivo en la oficina

January 18, 2017

Escuchar música en el trabajo, hacer listas de tareas pendientes al final del día, despejar el escritorio pero sin que quede vacío y otros consejos que pueden ayudar a aumentar la eficiencia laboral

 

Tener un año más productivo no requiere de revelaciones que cambien la vida. Cambios menores en las rutinas, pequeños ajustes en los hábitos laborales y un poco más de concentración en unas pocas áreas a menudo ignoradas, no sólo son maneras simples de mejorar el desempeño en el lugar de trabajo sino que también pueden ayudar a crear hábitos que tengan más probabilidades de sobrevivir todo el año.

 

Estas son 10 sugerencias, trucos y cambios de hábitos extremadamente simples que llevarán a un 2017 más productivo.

 

Escuche música en el trabajo

Aunque puede ser una distracción para tareas que exigen mucha concentración o que sean muy difíciles, múltiples estudios han mostrado cómo como escuchar música puede hacer más fáciles tareas repetitivas, ofrecer una vía de escape de un lugar de trabajo ruidoso y mejorar la concentración. Otros estudios descubrieron que 15 minutos de música en el trabajo pueden ayudar a incrementar las capacidades creativas de resolución de problemas y a mejorar el estado de ánimo mientras se trabaja.

 

Despeje su lugar de trabajo, pero que no quede vacío

A menudo se le atribuye a Albert Einstein el interrogante: "Si un escritorio atestado y desordenado es señal de una mente atestada y desordenada, de qué es señal un escritorio vacío?". Si bien un escritorio atestado que hace difícil encontrar cosas puede ser una traba para la productividad, un escritorio vacío puede ir en contra de su motivación y creatividad."Tener demasiado ates tado mi lugar de trabajo me distrae de hacer las cosas", admite Michael Pryor, CEO de Trello, un proveedor de administración de proyectos y software de colaboración. Pryor recomienda en cambio no tener más de tres ítems en su escritorio, agregando que en el suyo sólo tiene una foto de su familia y su laptop.

 

Dele tiempo a lo que no puede tener horario

Para quienes acostumbran tener el día puntillosamente organizado, es importante dedicar una porción del día a lo que no puede tener horario, según Pryor, que recomienda dejar abierta una ventana de 30 minutos todos los días. "Trato de no organizarme en exceso", dice. "A veces los mejores momentos de creatividad se dan cuando paso por la oficina de alguien o en un almuerzo informal no planificado."

 

Haga listas de cosas por hacer al final al día

Hacer el puente entre la productividad de un día y el siguiente a menudo es un desafío, que es el motivo por el que muchos pasan la primera parte del día tratando de entender donde interrumpieron el trabajo la noche anterior. Se puede ahorrar un poco de tiempo y esfuerzo mental en la mañana temprano armando una lista de cosas por hacer al final de cada día, dice JaniceAdams, organizadora profesional certificada y socia de Peace of Mind Organizing en St. Louis, Missouri. La humilde lista de cosas por hacer es el recurso de productividad favorito de Reshma Saujani, fundadora de la firma Girls Who Code. Le contó a Fast Company que esas listas incluyen "lo que quiero lograr esta semana, cuándo quiero que esté listo y cómo quiero hacerlo".

 

Maximice su hora más productiva

Todos tienen un momento del día en que son más productivos y no se da necesariamente entre las 9 de la mañana y las 5 de la tarde. Pryor lo define como el período cuando "logra hacer más trabajo sin aferrarse a un cronograma estricto". "Si uno logra concretar más cosas por la mañana que por la tarde, se puede comenzar a trabajar más temprano cuando hay mucho por hacer", dice Adams.

Haga una lista de pendientes de baja productividad

No se puede estar siempre a full y cuando llegan inevitablemente los momentos de baja, es bueno estar preparado con una lista de cosas por hacer con actividades que exigen poco al cerebro. "No se puede estar al 100% todo el tiempo, por lo que querrá tener cosas que pueda hacer cuando tiene el cerebro frito pero de todos modos tienen que seguir trabajando", dice Lisa Zaslow, experta en productividad organizativa y fundadora de Gotham Organizers. "Es la hora para vaciar la carpeta de entrada de correo, agendar contactos o hacer llamadas de seguimiento".

 

Desarrolle un ritual previo a la competencia

Muchos atletas de alto desempeño son conocidos por sus rituales y supersticiones raras previas al juego: los momentos de Michael Phelp con capucha y auriculares, los shorts de la suerte de Michael Jordan o la camisa Nike roja de Tiger Woods. Se ha demostrado que una rutina antes de entrar en una situación de alta presión es efectiva y no sólo para atletas profesionales. "Se trata de tener unos pocos pasos simples que pueda repetir sistemáticamente para decirse ?Ahora me voy a enfocar'", dice Zaslow, explicando que estos rituales pueden ir desde despejar el escritorio a sacar una lapicera de la suerte o asumir una cierta pose. "Estos pasos sistemáticos pueden reducir la ansiedad", agrega.

 

Ponga el cerebro en piloto automático

Alguna de la gente más productiva del mundo, como Steve Jobs, Mark Zuckerberg y Barack Obama, son conocidos por usar la misma ropa todos los días. "Verán que sólo uso trajes grises o azules", le dijo Obama a Vanity Fair. "Trato de reducir la cantidad de decisiones que tomo. No quiero tomar decisiones respecto de lo que como o la ropa que uso. Porque tengo demasiadas otras decisiones que tomar." Aunque suene aburrido, poner decisiones como qué comer o qué usar en piloto automático puede ser muy beneficioso. "La productividad es una función de su energía mental y el tiempo que dedicada a cada cosa y demasiado a menudo el espacio mental nos frena más que el trabajo mismo", dice Zaslow.

 

Apunte a un 9

Dicen que lo perfecto es enemigo de lo bueno. Y aunque todos debemos esforzarnos por hacer las cosas de la mejor manera, ser perfeccionista puede ser muy improductivo. Zaslow explica que algunos proyectos importantes pueden requerir tiempo y atención extra, pero a menudose cae en la trampa de desperdiciar tiempo significativo en detalles menores. "Esto no vale para todos los proyectos, pero si está tratando de encontrar la palabra perfecta en un correo electrónico, eso no le importa a nadie", dice. Zaslow explica que empleó esta táctica al diseñar el sitio de su compañía. "La meta que me fijé fue estar 80% satisfecha con el sitio, porque sabía que no llegaría a estar conforme en un 100%".

 

Vincule sus recursos de productividad

Imponerse demasiadas resoluciones y recursos de productividad puede volverse contraproducente si simplemente seguir cada uno de ellos se convierte en una tarea en sí misma. En cambio Adams sugiere establecer un vínculo mental entre los hábitos ya existentes y los que quiere adquirir en el nuevo año. "Si quiere empezar a hacer una lista diaria de cosas por hacer, por ejemplo, y todos los días cuando llega la trabajo lo primero que hace es ver su correo electrónico, comience a armar la lista de cosas por hacer después de ver el correo" sugiere.

 

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